Personal data processing policy

VOLTOP S.A.S. (en adelante, «VOLTOP»), sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.723.964-6, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la aplicación móvil, el sitio web y las estaciones de carga de VOLTOP (en adelante, la «Plataforma»).

Datos de contacto: Dirección: Cra. 15 # 80-90, Bogotá D.C. Correo electrónico: soporte@voltop.co. Sitio web: https://www.voltop.co.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad (en adelante, la «Política») se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. La Política aplica a todos los Usuarios (en adelante, el «Titular») cuyos datos personales sean tratados por VOLTOP a través de la Plataforma.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relacionados con salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas u orientación sexual.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: VOLTOP S.A.S., quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de datos por el Responsable o Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos que implica su comunicación a un Encargado, dentro o fuera del territorio nacional, para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

A través de la Plataforma, VOLTOP podrá recolectar y tratar los siguientes datos personales:

• Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, documento de identificación, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
• Información asociada al uso de la Plataforma y a las Sesiones de Carga: historial de uso, estaciones utilizadas, energía consumida, duración y horarios de las sesiones.
• Datos técnicos del vehículo y de la carga, tales como modelo del vehículo, estado de carga, potencia y energía suministrada, cuando el vehículo o la Estación de Carga los reporten.
• Datos asociados a transacciones y facturación del servicio, sin incluir información financiera sensible, como los números completos de tarjetas de crédito o débito.
• Datos técnicos y de navegación: tipo de dispositivo, identificadores del dispositivo, dirección IP, datos de cookies y registros de actividad, según los permisos otorgados.
• Datos de geolocalización, cuando el Titular los autorice, para mostrar las Estaciones de Carga cercanas y mejorar el servicio.

VOLTOP no recolecta datos sensibles de manera necesaria para la prestación del servicio. En caso de requerir el tratamiento de algún dato sensible, lo hará únicamente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, advirtiéndole que no está obligado a autorizar su tratamiento. El Titular podrá negarse a suministrar datos sensibles sin que ello afecte el acceso a los servicios que no los requieran.

La Plataforma está dirigida a personas mayores de edad con capacidad legal para contratar. VOLTOP no recolecta de manera consciente datos de menores de edad. En caso de identificar que se han recolectado datos de un menor sin la autorización de su representante legal, VOLTOP procederá a su supresión.

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

• Permitir el registro, la autenticación y la administración del Titular en la Plataforma.
• Gestionar la activación, el control y el seguimiento de las Sesiones de Carga eléctrica.
• Facilitar la facturación, el cobro y la gestión de pagos del servicio.
• Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos del Titular.
• Enviar comunicaciones operativas y de servicio relacionadas con el funcionamiento de la Plataforma.
• Enviar, cuando el Titular lo autorice, comunicaciones comerciales, promocionales y de mercadeo sobre productos y servicios de VOLTOP.
• Realizar análisis estadísticos, técnicos, de calidad y de mejora continua de la Plataforma y del servicio.
• Prevenir, detectar y gestionar fraudes, usos indebidos e incidentes de seguridad.
• Compartir y transmitir datos a Encargados y aliados estrictamente necesarios para la prestación del servicio, conforme a esta Política.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias y a los requerimientos de autoridades competentes.

La autorización para el tratamiento de los datos personales será obtenida del Titular por medios que permitan su posterior consulta, tales como la aceptación expresa al momento del registro, la marcación de casillas de aceptación o cualquier otra conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que otorgó su autorización. El suministro de los datos es voluntario; no obstante, determinados datos son necesarios para la prestación del servicio, por lo que su no suministro puede impedir el acceso a ciertas funcionalidades.

La gestión de los pagos se realiza a través de proveedores externos de servicios de pago y entidades financieras debidamente habilitadas. VOLTOP no almacena ni conserva información financiera sensible, la cual es tratada directamente por dichos terceros conforme a sus propias políticas de seguridad, privacidad y prevención de fraude. VOLTOP actúa exclusivamente como facilitador tecnológico del servicio y no es una entidad financiera ni presta servicios bancarios.

El sitio web y la aplicación de VOLTOP pueden utilizar cookies y tecnologías similares, que se clasifican en las siguientes categorías:

• Cookies necesarias o técnicas: indispensables para el funcionamiento de la Plataforma y la prestación del servicio.
• Cookies funcionales o de preferencias: permiten recordar las elecciones del Titular y personalizar la experiencia.
• Cookies analíticas o de desempeño: permiten medir y analizar el uso de la Plataforma para mejorar el servicio.
• Cookies publicitarias o de mercadeo: permiten mostrar contenidos y publicidad relevantes, cuando el Titular lo autorice.

El Titular puede gestionar o deshabilitar las cookies a través de la configuración de su navegador o dispositivo, o del gestor de consentimiento dispuesto en el sitio web, teniendo en cuenta que ello puede afectar el funcionamiento de algunas funcionalidades.

Para el cumplimiento de las finalidades descritas, VOLTOP podrá compartir, transmitir o transferir datos personales, en lo estrictamente necesario, a las siguientes categorías de destinatarios:

• Proveedores de procesamiento de pagos y entidades financieras habilitadas.
• Proveedores de infraestructura tecnológica, alojamiento en la nube, almacenamiento y soporte técnico.
• Proveedores de analítica, mensajería, comunicaciones y atención al cliente.
• Operadores de Estaciones de Carga aliados y socios de interoperabilidad.
• Sociedades del grupo empresarial de VOLTOP, para fines administrativos y de prestación del servicio.
• Autoridades públicas, administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

Estos destinatarios actúan como Encargados del Tratamiento bajo las instrucciones de VOLTOP o como Responsables independientes, según el caso, y están obligados a cumplir niveles de protección equivalentes a los previstos en esta Política y en la normativa aplicable.

Algunos de los destinatarios, Encargados y proveedores de VOLTOP pueden encontrarse fuera del territorio colombiano, por ejemplo, en Estados Unidos, Brasil, Islas Caimán o en los países donde operen los proveedores de servicios tecnológicos y de alojamiento en la nube. En consecuencia, los datos personales podrán ser objeto de transferencia o transmisión internacional para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política.

Cuando dichas transferencias o transmisiones impliquen el envío de datos a países que no garanticen un nivel adecuado de protección conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, VOLTOP adoptará las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos, tales como la suscripción de contratos de transmisión de datos personales y la exigencia de estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la normativa colombiana. Con la aceptación de esta Política, el Titular autoriza dichas transferencias y transmisiones en los términos aquí señalados.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y mientras subsistan las obligaciones legales aplicables, atendiendo, de manera enunciativa, los siguientes criterios:

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta del Titular se encuentre activa y por el tiempo adicional necesario para atender obligaciones legales o reclamaciones.
• Datos de transacciones y facturación: durante el término exigido por las normas contables y tributarias, que en Colombia es, por regla general, de diez (10) años.
• Datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos: durante el tiempo necesario para su gestión y para atender eventuales reclamaciones derivadas.
• Datos tratados con fines de mercadeo: hasta que el Titular revoque su autorización o solicite su supresión.

Cumplidas las finalidades y vencidos los plazos legales, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que su conservación sea exigida por disposición legal.

El Titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando ello sea procedente conforme a la ley.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante VOLTOP.

El Titular podrá ejercer sus derechos presentando una consulta o reclamo a través del correo electrónico soporte@voltop.co o de los canales de atención habilitados en la Plataforma, indicando su identificación, la descripción de los hechos y los datos de contacto.

Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes.

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es el área de atención al usuario de VOLTOP, a través del correo electrónico soporte@voltop.co y de los canales dispuestos en la Plataforma.

VOLTOP implementa medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables orientadas a proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido o consulta no autorizada, sin que ello implique una garantía absoluta de seguridad. VOLTOP exige a sus Encargados la adopción de medidas de seguridad equivalentes.

VOLTOP cumple con la inscripción de sus bases de datos que contienen datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los casos y términos en que ello resulte legalmente exigible.

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación en la Plataforma. Las bases de datos administradas por VOLTOP tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y mientras subsistan las obligaciones legales aplicables.

VOLTOP podrá modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier actualización será informada a los Titulares a través de la Plataforma o de los canales habituales de comunicación. El uso de la Plataforma con posterioridad a la publicación de las modificaciones se entenderá como aceptación de las mismas.

El Titular reconoce que ha leído y comprendido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad, y autoriza de manera libre, previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales conforme a lo aquí establecido.